Aktenschränke: Die praktischen Ordnungshelfer
…eignet sich vor allem dann, wenn man beruflich viel mit Akten zu tun hat. Zahlreiche Aktenregale sind zusätzlich noch mit Schubladen ausgestattet, von Vorteil wenn man Kleinkram unterbringen möchte.
Vorteile: Aktenschränke bieten viel Stauraum.
Nachteile: Passen nicht unbedingt in jedes Büro.
Aktenschränke: Viele Materialien – Alle Möglichkeiten
Aktenschränke werden aus unterschiedlichen Materialien angefertigt. Zu den gängigsten Materialien zählen Metall, Kunststoff und Holz.
Metall (Leichtmetall, Stahl)
Schwere Aktenschränke aus Stahl sind besonders standfest und stabil. Sie weisen eine hohe Langlebigkeit auf und halten auch hohen Beanspruchungen stand. Feuchtigkeit und Schmutz können der kratzfesten Oberfläche kaum etwas anhaben. Für das „mobile Büro“ sind diese Schränke aufgrund ihres zumeist hohen Gewichts aber weniger gut geeignet. Eine gute Alternative stellen dann Aktenschränke aus Leichtmetall (Aluminium) dar. Auch diese Schränke besitzen pflegeleichte, unempfindliche Oberflächen, sind im Vergleich zu Stahlschränken jedoch leichter und flexibler einsetzbar. Aktenschränke mit Rollen erlauben es überdies, das Mobiliar noch komfortabler auf- bzw. umzustellen.
Kunststoff
Wer sich unter seinen Büromöbeln einen besonders leichten Büroschrank wünscht, liegt mit einem Aktenschrank aus Kunststoff richtig. Ähnlich wie Schränke aus Leichtmetall lassen sie sich flexibel aufstellen und einsetzen. Ferner können Kunststoff-Schränke interessante Farbnuancen ins Büro bringen, da sie in vielen verschiedenen Farben und Varianten erhältlich sind.
Holz
Mit Aktenschränken aus Holz lassen sich im heimischen Arbeitszimmer oder dem Büro im Unternehmen natürliche Akzente setzen. Auch in eine bereits vorhandene Einrichtung können Sie die praktischen Holzschränke aufgrund ihrer natürlich wirkenden Optik sehr gut integrieren. Die Pflege ist einfach und auch ein leichtes Vergrauen durch Sonneneinstrahlung wirkt sich nicht auf die Qualität des Materials aus.
Aktenschränke – geschlossen oder offen?
Wenn Sie sich auf die Suche nach einem passenden Aktenschrank für Ihr Büro begeben, haben Sie neben dem Material weitere Auswahlmöglichkeiten. Es werden unter anderem unterschieden:
- offene Aktenschränke,
- geschlossene Aktenschränke sowie
- abschließbare Aktenschränke.
Der offene Aktenschrank
Ein offener Aktenschrank ist besonders platzsparend, weil der Radius für das Öffnen und Schließen der Schranktür nicht berücksichtigt werden muss. Darüber hinaus wird ein schneller Zugriff auf die aufbewahrten Dokumente und Ordner gewährleistet. Die Aufbewahrung wirkt besonders ordentlich, wenn die Ordner in einheitlichen Farben, Größen und Formen gewählt wurden. Sollte dies nicht der Fall sein, kann es unter Umständen aber auch unordentlich wirken, da der Blick sofort auf den Schrankinhalt fällt. Vertrauliche Unterlagen sollten hier nicht aufbewahrt werden, da sie sonst für jeden zugänglich sind.
Geschlossene und abschließbare Aktenschränke
Neben den offenen Schränken gibt es geschlossene Aktenschränke. Einige lassen sich sogar abschließen, was vor allem in Unternehmen von Vorteil sein kann. Wichtige Dokumente wie Abrechnungen, Mitarbeiterakten sowie andere sensible Unterlagen können auf diese Weise vor einem möglichen Diebstahl geschützt werden (zum Beispiel in einem Stahlschrank mit Sicherheitsschloss).
Die Auswahl an verschließbaren Aktenschränken ist groß. Sehr beliebt ist der sogenannte Rollladenschrank, der sich mit Hilfe von „Jalousien“ leicht öffnen und schließen lässt. Zahlreiche Designvarianten ermöglichen es Ihnen somit, dem Arbeitszimmer oder Büro eine ganz persönliche Note zu verleihen.
Wer lieber auf eine klassische Optik setzt, findet auch unter den Aktenschränken mit Türen eine große Vielfalt. Darin lassen sich Aktenordner und Dokumente sicher aufbewahren, welche vor Blicken von Besuchern, Kunden oder Lieferanten bestens geschützt sind. Anders als bei offenen Aktenschränken muss hier der Platz für die Schranktüren zusätzlich berücksichtigt werden, insbesondere wenn die Schränke mehrmals täglich geöffnet werden. Das Gesamtbild wirkt mit geschlossenen Schränken insgesamt sehr ordentlich und aufgeräumt.
Worauf kommt es bei der Auswahl eines Aktenschrankes an?
Die Maße eines Aktenschrankes spielen bei der Auswahl eine wichtige Rolle. Je nach Breite, Höhe und Tiefe des Schrankes lässt sich eine gewisse Anzahl an Dokumenten im Schrank verwahren. Für private Zwecke genügt in der Regel ein kleinerer Aktenschrank.
Im Büro können große Aktenschränke oder gar ganze Schranksysteme integriert werden, damit alle Dokumente einen festen Platz erhalten. Sollen überwiegend Rechnungen aufbewahrt werden, sollte auch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Rechnungen in die Planung einbezogen werden. Es sollte also langfristig genügend Platz vorhanden sein.
Ermittlung des Platzes im Aktenschrank
Die Anzahl der Ordner, die in einen Aktenschrank passen, lässt sich einfach ermitteln. Hierzu werden die Maße des Schrankes zugrunde gelegt. So lassen sich in einem Aktenschrank mit den Maßen 195 (Höhe) x 80 (Breite) cm auf einem Regal etwa 9 Ordner unterbringen. Dies hängt unter anderem auch von der Dicke der Regale und der Breite der Aktenordner ab. Insgesamt kann ein Aktenschrank in der genannten Größe zirka 45 Aktenordner aufnehmen.
Die Tragfähigkeit eines Regalbodens
Ein ebenfalls nicht unerheblicher Punkt, der beim Kauf eines Aktenschrankes berücksichtigt werden sollte, ist die Tragfähigkeit der Innenböden. Während ein leerer oder wenig bestückter DIN-A4-Ordner kaum etwas wiegt, kann das Gewicht eines vollen Ordners bis zu 3 Kilogramm betragen. Werden regelmäßig Dokumente abgeheftet und aufbewahrt, ist es wichtig, auf einen Schrank mit stabilen Regalen und einer damit verbundenen hohen Tragkraft zurückzugreifen. Anderenfalls könnten sich die Bretter bei zu hoher Dauerbelastung verbiegen und schlimmstenfalls zerbrechen.
Kauf eines Aktenschrankes: Kurz zusammengefasst
Wenn Sie Ihre Dokumente und Ordner professionell und übersichtlich aufbewahren möchten, liegen Sie mit einem Aktenschrank richtig. Ob dieser offen oder geschlossen ist, ob Sie besser eine klassische Schrankform oder einen Eckschrank wählen sollten, hängt sowohl vom vorhandenen Platz als auch vom persönlichen Geschmack ab. Je nach Größe und Material lassen sich Aktenschränke perfekt in eine vorhandene Einrichtung integrieren.
In größeren Büros können sie bei Bedarf auch ganz einfach miteinander verbunden werden, um noch mehr Stauraum zu schaffen (Schranksysteme). Auch ist es durchaus möglich, sich einen Aktenschrank bzw. ein Aktenregal nach den eigenen Vorstellungen anfertigen zu lassen.
Fazit: Ein Büro, das mit einem Aktenschrank ausgestattet ist, hinterlässt immer einen ordentlichen Eindruck und auch das bekannte Dokumenten-Chaos hat ein Ende!